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Tschüss Papierkrieg - Hallo digitales Büro!

Sind Sie schon im digitalen Zeitalter angekommen, oder suchen Sie noch immer mühsam nach Informationen in Ihren Aktenbergen? Mit einem digitalen Dokumentenmanagementsystem erhalten Sie jede Information mit nur einem Mausklick!

Wie das funktioniert?
Step by Step!

1 Erfassen

Ein DMS erfasst alle elektronisch einlangenden Dokumente automatisch und hinterlegt eingescannte Papierdokumente in einer Datenbank.

2 Verteilen und Bearbeiten

Mittels DMS können Dokumente an ausgewählte Gruppen oder Bearbeiter elektronisch übermittelt werden (Workflow). Das Dokument selbst wird dabei nicht herumgeschickt, sonder ausschließlich ein Link. Das hat den Vorteil, dass auf einer gemeinsamen Datenbank gearbeitet werden kann, ohne auf lästige Verteilerlisten achten zu müssen.

3 Archivieren

Dokumente werden in einem schreibgeschützten Speicher abgelegt und werden dort aufbewahrt. Für Rechtsstreitigkeiten, Finanzprüfungen etc. haben Sie somit Ihre Nachweise immer sofort griffbereit.

Was können wir/was ein DMS leisten?

Wir können Sie dabei unterstützen, ein DMS in Ihrem Unternehmen einzuführen. Dokumentenmanagement ist für jedes Unternehmen geeignet, unabhängig von der Unternehmensgröße. Viel eher geht es um die Art und den Umfang der jeweiligen Dokumente und die damit einhergehenden Arbeitsabläufe.

Wir helfen dabei,

-das Nutzungspotential aufzuzeigen

-mögliche Problemfelder zu identifizieren

-Lösungsansätze zu entwickeln

-ein DMS-Gesamtkonzept zu erarbeiten

-die strukturellen, finanziellen und technischen Folgen abzuschätzen

-einen schrittweisen Umsetzungsplan zu erstellen

Das Herzstück Ihres DMS ist die digitale Archivierung

Es hilft Ihnen dabei,

-Dokumente für sämtliche Mitarbeiter zentral zur Verfügung zu stellen

-Dateien rasch aufzufinden

-Workflow-Parameter zu erarbeiten, um wiederkehrende Aufgaben automatisiert zu verwalten

-die Durchlaufzeit zu minimieren und die Arbeitseffizienz zu steigern

-Fehler schnell aufzufinden und deren Ursachen zu beseitigen 

-Und noch vieles mehr!

 

✓ Effiziente Prozesse

Automatisierte Prozesse erhöhen die Produktivität und senken damit die Kosten.

✓ Transparente Prozesse

Änderungen an einem Dokument werden vollständig protokolliert und bleiben nachvollziehbar.

 

 

✓ Sofortige Auskunftsfähigkeit

Der aktuelle Berbeitungsstand ist mit einem Klick einsehbar und kann jederzeit abgerufen werden.

✓ Strukturierter Überblick

Eine zentrake Ablage aller Unterlagen sorgt für Übersichtlichkeit.

 

 

 

✓ Erhebliche Zeitersparnis

Bearbeitungszeiten werden durch automatisierte Prozesse und intelligente Suchmechanismen verkürzt.

✓ Angebundene Drittsysteme

Drittsysteme lassen sich nahtlos einbinden und ermöglichen einen systemübergreifenden Informationsfluss.

 

Native Apps mit vielen Vorteilen der jeweiligen Plattform

 

Umfangreiche Funktionen für die mobile Nutzung

 

Für Smartphone und Tablet verfügbar

Unterwegs vernetzt bleiben und Prozesse am Laufen halten

 

Anstoßen von definierten Workflows

 

Unterstützung formulargebundener Workflows

 

Offline arbeiten und auskunftsfähig bleiben

 

 

Anstoßen von definierten Workflows

 

Unterstützung formulargebundener Workflows

Alle Vorteile nocheinmal auf einen Blick

  • Blitzschnelles Finden Ihrer Dokumente durch leistungsstarke Suchmechanismen
  • Microsoft Office vollständig integrieren und weitere Softwarelösungen einbinden
  • Papierdokumente auf Knopfdruck scannen und automatisiert in den richtigen Ordner ablegen
  • Dokumente zentral ablegen, vorgagnsbezogen verwalten und rechtskonform archivieren
  • Drucken, archivieren und versenden in einem Arbeitsschritt
  • Selbsterklärende und intuitiv zu bedienende Benutzeroberfläche
  • Gemeinsam an Dokumenten arbeiten und immer auf dem aktuellen Stand bleiben
  • Perfekte Ordnung und übersichtliche Auswertungen zu Rechnungen und Verträgen
  • Daten mobil erfassen und Dokumente überallhin mitnehmen
  • Komfortable Datensicherung ganz einfach per Mausklick lokal oder über Cloud Service